Moduł Zarządzania Jakością

Moduł Zarządzania Jakością w systemie LISPAT to kompletne narzędzie do utrzymania i ciągłego doskonalenia standardów pracy w zakładzie patomorfologii. Łączy on dokumentację, rejestrację uchybień oraz ponowną weryfikację wyników w jeden, spójny ekosystem.

Księga Jakości – centralne, zawsze aktualne repozytorium procedur, instrukcji i polityk (z wersjonowaniem dokumentów i wbudowanym podglądem PDF).
Księga Błędów – rejestr błędów przedprocesowych, transportowych, procesowych i oceny; częściowo wykrywanych automatycznie, częściowo zgłaszanych ręcznie.
Kontrola Jakości – losowe przeglądy statystyczne, konsultacje wewnętrzne/zewnętrzne oraz weryfikacje po badaniach śródoperacyjnych.

Elementy te współpracują ze sobą automatycznie: wyniki kontroli jakości zasilają Księgę Błędów, a raporty z obu obszarów można łączyć w analizy trendów i działania korygujące. Dzięki temu zespół szybko identyfikuje źródła problemów, dokumentuje zgodność z wytycznymi (m.in. Polskiego Towarzystwa Patologów) i skutecznie podnosi jakość oraz bezpieczeństwo całego procesu.

Księga jakości

Moduł Księgi jakości w systemie LISPAT to integralna część Modułu Zarządzania Jakością, zaprojektowana w celu definiowania i utrzymywania kompletnej dokumentacji systemu kontroli jakości – w tym Księgi jakości, procedur i instrukcji. Pozwala on na stworzenie przejrzystej, drzewiastej struktury dokumentów, gdzie na pierwszym poziomie znajduje się Księga jakości, a poniżej powiązane z nią procedury oraz instrukcje.

Każdy element struktury może mieć przypisany dokument PDF przechowywany na serwerze plików, dzięki czemu jest on dostępny z każdego stanowiska w sieci. Dokumenty można aktualizować wielokrotnie – każda nowa wersja automatycznie archiwizuje poprzednią. Wersje archiwalne są widoczne w systemie jako przekreślone i opatrzone czytelnym komentarzem na żółtym pasku, co eliminuje ryzyko pomylenia ich z wersją aktualną.

Moduł posiada wbudowaną przeglądarkę PDF, umożliwiającą szybki podgląd dokumentu bez konieczności jego pobierania na dysk. Wystarczy podwójne kliknięcie, by natychmiast wyświetlić treść. Dostęp do przeglądania Księgi jakości ma każdy użytkownik systemu, jednak jej edycja – dodawanie lub aktualizacja dokumentów – jest możliwa wyłącznie dla osób z odpowiednimi uprawnieniami.

Posiadanie Księgi jakości w takiej formie to ogromna przewaga organizacyjna. Dokumentacja jest zawsze aktualna, dostępna w jednym miejscu i możliwa do otwarcia w kilka sekund. Dzięki temu pracownicy mają pewność, że korzystają z obowiązujących procedur i instrukcji, co minimalizuje ryzyko błędów, a także przyspiesza proces audytów wewnętrznych i zewnętrznych.

Tego typu rozwiązanie poprawia spójność działań w całym zakładzie, zapewnia zgodność z normami jakościowymi oraz ułatwia spełnianie wymogów prawnych. Wszystko to przekłada się na wyższy poziom bezpieczeństwa pacjentów i większą efektywność pracy zespołu.

Księga błędów

Księga błędów w module LISPAT to połączenie mechanizmów automatycznych i manualnych, które pozwalają na rejestrowanie oraz analizę błędów powstających na różnych etapach procesu diagnostycznego. Jej celem jest nie tylko gromadzenie informacji, ale także umożliwienie ich późniejszej analizy i eliminacji źródeł problemów.

Rejestrowane są m.in.:

Błędy przedprocesowe – np. braki danych na skierowaniu, pomyłki w opisie lub liczbie dostarczonych materiałów, nieprawidłowe utrwalenie.
Błędy transportowe – niewłaściwe warunki transportu, błędy utrwalania, nieprawidłowy sposób transportu.
Błędy procesowe – awarie, kontaminacje, utrata materiału w trakcie opracowania.
Błędy oceny – sytuacje, w których drugi oceniający wydał inną opinię niż pierwszy.

Część z tych błędów jest wykrywana automatycznie przez system (np. brak imienia i nazwiska pacjenta w skierowaniu), pozostałe wprowadzane są ręcznie przez pracowników zakładu. Dane zebrane w Księdze błędów mogą być wykorzystywane do tworzenia raportów statystycznych oraz do działań korygujących.

Kontrola jakości

Kontrola jakości w LISPAT obejmuje różne formy ponownej weryfikacji wyników:

Kontrola statystyczna – system losuje określony procent badań (np. 10% negatywnych przypadków cytologii ginekologicznej) do ponownej oceny.
Konsultacja wewnętrzna lub zewnętrzna – skierowanie materiału do drugiego patologa na wniosek pierwszego oceniającego.
Ocena histopatologiczna preparatów śródoperacyjnych – przeprowadzana po zakończeniu operacji w celu porównania z oceną wstępną.

Wyniki ponownych ocen są porównywane z wynikami pierwotnymi. Jeśli występują rozbieżności, system rejestruje błąd: zwykły (nieistotne różnice) lub krytyczny (różnice determinujące zmianę leczenia). Mechanizmy kontroli jakości i księgi błędów są ze sobą zintegrowane, co umożliwia pełny obieg informacji i generowanie kompleksowych raportów.