Qualitätsmanagement-Modul

Das Qualitätsmanagement-Modul im LISPAT-System ist ein umfassendes Werkzeug zur Aufrechterhaltung und kontinuierlichen Verbesserung der Arbeitsstandards im pathologischen Institut. Es verbindet Dokumentation, Erfassung von Abweichungen und erneute Befundüberprüfung in einem konsistenten Ökosystem.

Qualitätshandbuch – zentrales, stets aktuelles Repository für Verfahren, Anleitungen und Richtlinien (mit Dokumentenversionierung und integrierter PDF-Vorschau).
Fehlerbuch – Register für präanalytische, transportbedingte, prozessuale und bewertungsbezogene Fehler; teilweise automatisch erkannt, teilweise manuell gemeldet.
Qualitätskontrolle – zufällige statistische Prüfungen, interne/externe Konsultationen sowie Überprüfungen nach intraoperativen Untersuchungen.

Diese Elemente arbeiten automatisch zusammen: Ergebnisse der Qualitätskontrolle fließen in das Fehlerbuch ein, und Berichte aus beiden Bereichen können zu Trendanalysen und Korrekturmaßnahmen kombiniert werden. Dadurch identifiziert das Team schnell Problemursachen, dokumentiert die Einhaltung von Leitlinien (u. a. der Polnischen Gesellschaft der Pathologen) und erhöht wirksam die Qualität und Sicherheit des gesamten Prozesses.

Qualitätshandbuch

Das Qualitätshandbuch-Modul in LISPAT ist ein integraler Bestandteil des Qualitätsmanagement-Moduls, entwickelt zur Definition und Pflege der vollständigen Dokumentation des Qualitätssicherungssystems – einschließlich Qualitätshandbuch, Verfahren und Anleitungen. Es ermöglicht die Erstellung einer klaren, baumartigen Dokumentstruktur, bei der sich auf der obersten Ebene das Qualitätshandbuch befindet und darunter die zugehörigen Verfahren und Anleitungen.

Jeder Struktureintrag kann ein auf dem Dateiserver gespeichertes PDF-Dokument enthalten, das von jedem Arbeitsplatz im Netzwerk zugänglich ist. Dokumente können mehrfach aktualisiert werden – jede neue Version archiviert automatisch die vorherige. Archivierte Versionen sind im System durchgestrichen und mit einem klaren Kommentar auf einem gelben Balken versehen, wodurch das Risiko einer Verwechslung mit der aktuellen Version ausgeschlossen wird.

Das Modul verfügt über einen integrierten PDF-Viewer, der eine schnelle Vorschau des Dokuments ohne Herunterladen ermöglicht. Ein Doppelklick genügt, um den Inhalt sofort anzuzeigen. Jeder Systembenutzer hat Zugriff auf die Ansicht des Qualitätshandbuchs, die Bearbeitung – also das Hinzufügen oder Aktualisieren von Dokumenten – ist jedoch nur für Benutzer mit den entsprechenden Berechtigungen möglich.

Ein Qualitätshandbuch in dieser Form ist ein enormer organisatorischer Vorteil. Die Dokumentation ist stets aktuell, an einem Ort verfügbar und innerhalb weniger Sekunden abrufbar. Mitarbeiter können sicher sein, dass sie mit gültigen Verfahren und Anleitungen arbeiten, wodurch das Fehlerrisiko minimiert und interne sowie externe Audits beschleunigt werden.

Diese Lösung verbessert die Konsistenz der Abläufe im gesamten Institut, stellt die Einhaltung von Qualitätsstandards sicher und erleichtert die Erfüllung gesetzlicher Anforderungen. All dies trägt zu einem höheren Patientensicherheitsniveau und einer effizienteren Teamarbeit bei.

Fehlerbuch

Das Fehlerbuch im LISPAT-Modul kombiniert automatische und manuelle Mechanismen zur Erfassung und Analyse von Fehlern, die in verschiedenen Phasen des Diagnoseprozesses auftreten. Ziel ist nicht nur die Sammlung von Informationen, sondern auch deren spätere Analyse und die Beseitigung von Problemquellen.

Erfasst werden unter anderem:

Präanalytische Fehler – z. B. fehlende Daten auf der Überweisung, Fehler in der Beschreibung oder Anzahl des Materials, falsche Fixierung.
Transportfehler – ungeeignete Transportbedingungen, Fixierungsfehler, falsche Transportweise.
Prozessfehler – Ausfälle, Kontaminationen, Materialverlust während der Bearbeitung.
Bewertungsfehler – Fälle, in denen der zweite Gutachter eine andere Meinung als der erste abgab.

Ein Teil dieser Fehler wird automatisch vom System erkannt (z. B. fehlender Name des Patienten in der Überweisung), die übrigen werden manuell von Mitarbeitern des Instituts eingetragen. Die im Fehlerbuch gesammelten Daten können für statistische Berichte und Korrekturmaßnahmen genutzt werden.

Qualitätskontrolle

Die Qualitätskontrolle in LISPAT umfasst verschiedene Formen der erneuten Befundüberprüfung:

Statistische Kontrolle – das System wählt einen bestimmten Prozentsatz der Befunde (z. B. 10 % negativer gynäkologischer Zytologien) zur erneuten Bewertung aus.
Interne oder externe Konsultation – Einsendung des Materials an einen zweiten Pathologen auf Antrag des Erstgutachters.
Histopathologische Beurteilung intraoperativer Präparate – nach Abschluss der Operation zum Vergleich mit der vorläufigen Beurteilung durchgeführt.

Die Ergebnisse der erneuten Bewertungen werden mit den ursprünglichen Ergebnissen verglichen. Bei Abweichungen registriert das System einen Fehler: gewöhnlich (unerhebliche Unterschiede) oder kritisch (unterschiedliche Beurteilung mit Einfluss auf die Behandlung). Die Mechanismen der Qualitätskontrolle und des Fehlerbuchs sind integriert, was einen vollständigen Informationsfluss und die Erstellung umfassender Berichte ermöglicht.